Hoe praat je met een collega over stroeve samenwerking?

Een maand geleden schreef ik dat ik nieuwe baan had bij ID Ware en dat ik moeite had om goed samen te werken met een specifieke collega daar. Een gesprek om hier iets aan te doen heb ik lang uitgesteld omdat ik tegen dat moeilijke gesprek op zag. Dit ging zo door tot een werkdag aan het einde van juli, toen de collega in kwestie wederom flinke kritiek uitte. Zijn verwijten aan mijn adres over de tijdige afhandeling van vragen van klanten waren de druppels die mijn emmer deden overlopen. Tot mijn eigen frustratie had ik namelijk niet voldoende tijd voor klantondersteuning vanwege andere taken.

Ik stond op het punt te exploderen, maar bleef kalm en vroeg of de collega over een paar uur tijd had voor een gesprek over onze samenwerking onder vier ogen. Die paar uur extra tijd bleken nuttig om tot rust te komen. Omdat het gesprek makkelijk de verhouding nog verder kon verslechteren als ik het slecht voerde, dacht ik goed na over de gesprekstactieken die ik zou volgen.

Als eerste de belangrijkste: ga niet uit van kwade bedoelingen. Hoewel jij de interacties van een collega als structureel negatief en neerbuigend kan ervaren, staat niet vast dat de collega het zo bedoelt. Veel mensen, mijzelf inclusief, begrijpen vaak niet goed welke indruk zij achterlaten bij anderen. Dit betekent dat je beter een vraag kunt stellen als “ben je ontevreden over onze samenwerking?” in plaats van meer gesloten vragen die aannames doen. Zoals bijvoorbeeld de vraag “waarom kun je niet met mij samenwerken?”, die er al van uit gaat dat de collega niet met jou overweg kan. Ik was verrast om te horen dat mijn collega geen probleem met mij had.

Met die kennis kun je vervolgens doorpraten over de indruk die de communicatie van jouw collega bij jou achterlaat. Doe dit op een manier die niet stellig is, zeg bijvoorbeeld niet “je loopt constant over mij te klagen” wat beschuldigend overkomt. Focus op het feit dat het gaat over jouw indruk of interpretatie en laat de bedoeling van de collega er buiten. Als je zegt “ik heb de indruk dat je altijd ontevreden bent over mijn werk” is het makkelijker voor de collega om te zeggen dat dit niet klopt. De collega zal waarschijnlijk begrijpen dat hij of zij zijn kritiek wat moet intomen.

Probeer ook voorbeelden te geven van recente interacties met de collega die je als vervelend hebt ervaren. Dit maakt het concreet en beter te begrijpen. Over een punt, zijn tendens om mij (en anderen) tot in detail te willen aansturen, kon ik geen duidelijke en recente voorbeelden geven. Dat punt werd geparkeerd, maar omdat ik het wel noemde heb ik het idee dat de boodschap is overgekomen.

Sommige kleinere problemen zijn snel op te lossen. Zo beloofde mijn collega om mijn volledige voornaam te gebruiken in plaats van “Alex” en de “wat denk je zelf?” vraag achterwege te laten als ik een probleem aan hem voorlegde.

Ten slotte is het belangrijk om te onthouden dat niet alleen de collega zou moeten veranderen, maar ook jij. Ik heb beloofd dat ik mijn vragen aan hem meer zou verzamelen en op een of twee momenten per dag zou stellen. Ik heb soms de neiging om te vaak vragen te stellen en mijn collega’s zo te vaak onderbreek in hun werk. Ook zou ik meer uitgebreid vooronderzoek doen voordat ik een probleem aan hem zou voorleggen. Hoewel niet gevraagd, heb ik toegezegd meer documentatie aan te leggen voor complexe procedures. Als de documentatie goed is hoeft de collega minder vaak uitleg te geven.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *