Hoe praat je met een collega over stroeve samenwerking?

Een maand geleden schreef ik dat ik nieuwe baan had bij ID Ware en dat ik moeite had om goed samen te werken met een specifieke collega daar. Een gesprek om hier iets aan te doen heb ik lang uitgesteld omdat ik tegen dat moeilijke gesprek op zag. Dit ging zo door tot een werkdag aan het einde van juli, toen de collega in kwestie wederom flinke kritiek uitte. Zijn verwijten aan mijn adres over de tijdige afhandeling van vragen van klanten waren de druppels die mijn emmer deden overlopen. Tot mijn eigen frustratie had ik namelijk niet voldoende tijd voor klantondersteuning vanwege andere taken.

Ik stond op het punt te exploderen, maar bleef kalm en vroeg of de collega over een paar uur tijd had voor een gesprek over onze samenwerking onder vier ogen. Die paar uur extra tijd bleken nuttig om tot rust te komen. Middels deze post wil ik advies geven over het voeren van zo’n gesprek.

Als eerste de belangrijkste: ga niet uit van kwade bedoelingen. Hoewel jij de interacties van een collega als structureel negatief en neerbuigend kan ervaren, staat niet vast dat de collega het zo bedoelt. Veel mensen, mijzelf inclusief, begrijpen vaak niet goed welke indruk zij achterlaten bij anderen. Dit betekent dat je beter een vraag kunt stellen als “ben je ontevreden over onze samenwerking?” in plaats van meer gesloten vragen die aannames doen. Zoals bijvoorbeeld de vraag “waarom kun je niet met mij samenwerken?”, die er al van uit gaat dat de collega niet met jou overweg kan. Ik was verrast om te horen dat mijn collega geen probleem met mij had.

Met die kennis kun je vervolgens doorpraten over de indruk die de communicatie van jouw collega bij jou achterlaat. Doe dit op een manier die niet stellig is, zeg bijvoorbeeld niet “je loopt constant over mij te klagen” wat beschuldigend overkomt. Focus op het feit dat het gaat over jouw indruk of interpretatie en laat de bedoeling van de collega er buiten. Als je zegt “ik heb de indruk dat je altijd ontevreden bent over mijn werk” is het makkelijker voor de collega om te zeggen dat dit niet klopt. De collega zal waarschijnlijk begrijpen dat hij of zij zijn kritiek wat minder fel moet maken en beter kan overbrengen.

Probeer ook voorbeelden te geven van recente interacties met de collega die je als vervelend hebt ervaren. Dit maakt het concreet en beter te begrijpen. Over een punt, zijn tendens om mij en anderen te micromanagen, kon ik geen duidelijke en recente voorbeelden geven. Dat punt werd geparkeerd, maar omdat ik het wel besprak heb ik het idee dat de boodschap is overgekomen.

Sommige kleinere problemen zijn snel op te lossen. Zo beloofde mijn collega om mijn volledige voornaam te gebruiken in plaats van “Alex” en de “wat denk je zelf?” vraag achterwege te laten als ik een probleem aan hem voorlegde.

Ten slotte is het belangrijk om te onthouden dat niet alleen de collega zou moeten veranderen, maar ook jij. Ik heb beloofd dat ik mijn hulpvragen meer zou bundelen en ze dus minder vaak per dag zou stellen. Ook zou ik meer uitgebreid vooronderzoek doen voordat ik een probleem aan hem zou voorleggen. Iets wat ik niet heb genoemd tijdens ons gesprek maar wel waardevol acht is dat je als nieuweling complexe procedures vastlegt in documentatie als die nog niet bestaat. Dit is met name relevant als de ervaren collega wel eens moest puinruimen omdat jij fouten hebt gemaakt in een voor jou onduidelijke procedure.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *